Purchase order adalah salah satu dokumen penting yang digunakan perusahaan yang mendukung kelancaran proses produksi. Dokumen PO ini biasanya berisi mengenai detail transaksi antara penjual dan pembeli.

Namun, apakah setiap perusahaan perlu membuat purchase order? Mari kita bahas bersama.

Isi Dokumen Purchase Order

Dalam pembuatan purchase order ada data-data penting yang harus dimasukkan. Data ini penting untuk menunjang informasi mengenai pesanan, berikut ini informasi yang perlu dicantumkan dalam dokumen purchase order:

• Tanggal Purchase order (PO) dibuat.
• Nomor Purchase order (PO).
• Perihal tentang pembuatan surat.
• Nama dan alamat lengkap yang dituju serta keterangan nomor HP dan email.
• Isi dari PO itu sendiri seperti, jenis barang, warna, harga, dan juga total barang yang dibeli.
• Metode pembayaran yang akan digunakan.
• Waktu pengiriman dan metode pengiriman yang digunakan.
• Nomor pesanan dari dokumen tersebut.

Mengapa Perusahaan Menggunakan Purchase Order

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan perlu membuat PO, yaitu:

1. Menetapkan Tujuan yang Jelas

Purchase order memungkinkan Anda sebagai pembeli untuk mengklarifikasi kebutuhan pembeliannya kepada vendor. Ini tidak hanya membantu pembeli, namun secara teknis kedua belah pihak akan terbantu, seperti membantu melakukan cek formal bila pesanan tidak dikirim sesuai dengan permintaan.

2. Membantu Pengelolaan Pesanan

Di dalam menjalankan bisnis, perusahaan perlu mengelola inventaris yang ada, di dalam pengelolaan ini di dalamnya termasuk juga mengelola pesanan stok. Biasanya pengelolaan ini dilakukan oleh departemen procurement.

Dengan adanya PO maka akan membantu divisi terkait dalam mendokumentasi pengiriman yang masuk atau yang tertunda, sehingga memudahkan proses pelacakan dan pengelolaan pesanan secara lebih efektif.

3. Membantu Penganggaran

Setelah pembuatan purchase order, maka pembeli dapat segera memasukan biaya ini dalam anggaran perusahaan. Perusahaan pun dapat manfaat dengan kepemilikan catatan yang jelas mengenai jumlah uang yang dikeluarkan.

4. Mengikat secara Hukum

Purchase order adalah dokumen yang mengikat secara hukum. Hal ni pernah terjadi pada kasus peradilan yang melibatkan Mid Atlantic Inc dan AGC Flat Glass North America Inc, pada 2014 lalu.

Dalam kasus ini, pengadilan federal menetapkan bahwa PO dalam kontrak yang dapat diberlakukan antara dua belah pihak. Dengan tidak adanya kontrak formal, maka PO dapat berfungsi sebagai dokumen yang mengikat secara hukum hanya setelah dokumen PO tersebut diterima oleh vendor.

5. Memudahkan Jejak Audit

Auditor akan mencari perbedaan dalam laporan keuangan, nah biasanya mereka akan sangat tertarik pada barang dan jasa yang masuk dan pembayaran keluar. Penerbitan, pemrosesan, dan pencatatan PO adalah cara yang baik untuk membuat audit dapat melacak jejak keuangan perusahaan.

Tahapan dalam Sistem PO

Sistem purchase order memiliki beberapa tahapan. Biasanya setiap perusahaan memiliki sistem PO tersendiri, namun secara umum berikut ini sistem PO yang biasa digunakan.

1. Membuat Purchase Order

Pertama, bagian gudang akan memeriksa persediaan barang yang sudah habis kemudian akan membuat daftar persediaan yang habis untuk kemudian dilanjutkan kepada bagian procurement.

Lalu bagian procurement ini akan membuat PO sesuai dengan permintaan dari bagian gudang dan mengirimkan rangkap PO kepada bagian keuangan untuk otorisasi pembelian dan pembayaran.

2. Mengirim PO

Jika PO telah disetujui oleh bagian keuangan, maka PO akan dikirimkan kepada pemasok. Di sini sangat penting untuk membuat dokumen PO dengan detail sesuai dengan kebutuhan dan berisikan informasi lengkap sesuai dengan yang diperlukan pemasok saat membuat faktur nantinya.

3. Pemasok Menyetujui Pesanan Pembelian

Di sini pemasok akan menyetujui PO yang telah mereka terima setelah mereka meninjau barang pesanan yang tercantum di PO.

4. Mencatat Purchase Order

Bila pemasok menyetujui PO, maka selanjutnya perusahaan pembeli akan secara resmi mencatat PO pada bagian keuangan dan pemasok akan mempersiapkan pengiriman barang diminta.

Apakah Semua Perusahaan Harus Membuat Purchase Order?

Ternyata tidak semua bisnis membutuhkan purchase order, namun akan menjadi sangat baik bila purchase order ini diterapkan. Apalagi saat ini untuk membuat purchase order bisa dilakukan secara digital dan otomatis dengan bantuan aplikasi purchase order.

Dengan aplikasi purchase order, Anda tidak lagi perlu membuat dokumen PO secara manual, semua bisa dilakukan dengan mudah hanya melalui perangkat lunak. Penggunaan aplikasi ini juga akan menyederhanakan proses procurement.

Salah satu aplikasi purchase order asli Indonesia bisa Anda temukan dalam RedERP. Di mana RedERP menawarkan aplikasi purchase order yang sudah berbasis cloud dan terintegrasi dengan manajemen inventaris Anda sehingga akan memudahkan saat melakukan pemesanan.

Anda dapat mengunjungi website RedERP untuk mengajukan demo dan mengetahui lebih lanjut mengenai fitur-fitur yang tersedia.